Audit

Die Prüfung wird von einem/einer unserer Auditoren/Auditorinnen durchgeführt, der bzw. die sich mit Ihnen in Verbindung setzt um einen Termin für den ersten Prüfungsbesuch zu vereinbaren.

Audit
    Planung, Phasen und Vorgehen

    Erster Auditbesuch

    Wir vereinbaren mit Ihnen einen geeigneten Termin und Ort für die Durchführung des Audits. Der/die Auditor*in kann Sie bitten, vor diesem ersten Besuch Unterlagen zur Prüfung einzureichen.

    In der Regel erhalten Sie eine Bestätigung über das Datum und die Uhrzeit der Ankunft unseres/unserer Auditors/Auditorin, seinen/ihren Namen und den Ablauf des Besuchs, den sogenannten Auditplan. Der Auditplan gibt auch an, welche Unterlagen und Personen während des Audits verfügbar sein müssen.

    Unangekündigter Kontrollbesuch

    Bitte beachten Sie, dass einige Standardgeber vorschreiben, dass unangekündigte Audits durchgeführt werden müssen. Dies ist ausdrücklich in Ihrem Vertrag vermerkt, sollten Sie davon betroffen sein.

    Wir können auch unangekündigte Audits durchführen, wenn wir den Verdacht haben, dass unsere Zertifizierungserklärung in Frage gestellt werden könnte, z. B. im Falle von Beschwerden oder wenn wir den Verdacht auf schwerwiegende Verstöße haben.

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    Planung, Phasen und Vorgehen

    Auditprozess

    Ein Auditprozess umfasst die folgenden Schritte:

    Während des Audits

    Während des Besuchs werden Ihre Aktivitäten vollständig protokolliert. Wir bitten Sie den Prüfern das Recht und die erforderliche Unterstützung zu gewähren, um Zugang zu Ihren Räumlichkeiten und/oder Ihren Produktionsstätten zu erhalten. Wir bitten Sie außerdem unserem Prüfer die Prüfung der relevanten Konten und die Entnahme von Proben zur Analyse zu ermöglichen. Diese Proben müssen, falls von CU verlangt, dem Prüfer kostenlos zur Verfügung gestellt werden.

    Hauptbestandteile eines Audits

    • Die Eröffnungsbesprechung, in der die folgenden Elemente erläutert und diskutiert werden: – Bestätigung des zuvor dokumentierten Auditumfangs (beteiligte Abteilungen, Umfang, Produkte usw.). – Der Auditplan und wer was wann überprüfen wird. – Das Ziel des Audits ist es, objektive Nachweise dafür zu finden, dass der Systemplan (QMS) der Norm entspricht und dass die Organisation ihre eigenen Prozesse und Verfahren einhält. – Bestätigung der logistischen Vorkehrungen (Bürounterbringung, Verpflegung usw.). – Verifizieren Sie, dass Ihre Mitarbeiter über die Durchführung des Audits informiert wurden und bestätigen Sie den Zugang zu Einrichtungen und Unterlagen. – Die Mitarbeiter werden während des Audits befragt, eine Liste der Beschäftigten angefordert und zu Fragen zum Audit eingeladen. – Erklärung zur Vertraulichkeit der Auditergebnisse

    Das Audit selbst

    Die Auditoren werden nach Belegen für die Einhaltung der Standardrichtlinien suchen. Während des Audits werden sie Einrichtungen besuchen, Mitarbeiter und Führungskräfte befragen und Dokumente und Aufzeichnungen prüfen. Bei all diesen Aktivitäten überprüfen die Auditoren die Wirksamkeit und Umsetzung Ihres Systems und dessen Übereinstimmung mit den entsprechenden Standards. Die Auditoren verwenden standardisierte Formulare, um ihre Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Während des Audits werden sie Probleme ansprechen, die ihrer Meinung nach zu Nichtkonformitäten führen und bei der Abschlussbesprechung vorgestellt werden sollen.

    Das Abschlussgespräch

    Das Abschlussgespräch umfasst folgende Punkte: – Bereitstellung einer allgemeinen Zusammenfassung und Fazit. – Falls zutreffend, zu ergreifende Folgemaßnahmen. – Die Berichtsmethode – Welche Nichtkonformitäten festgestellt wurden, die Einstufung dieser Nichtkonformitäten und ihre Auswirkungen. – Einladung der Auditierten zur Erörterung spezifischer Punkte und Vereinbarung von Terminen für die erforderlichen Korrekturmaßnahmen.