Auditergebnisse und Nichtkonformitäten
Im Rahmen des Audits bewerten wir Ihre Produkte, Prozesse, Dienstleistungen und/oder Ihr Managementsystem anhand der Anforderungen der geltenden Norm. Während dieser Bewertung können wir Unterlagen, Rechnungen und Registrierungen einsehen, Mitarbeiter befragen und Ihren Produktionsbereich besichtigen. Möglicherweise müssen wir Ihre Maschinen auf Wartungsbedarf, Ihre Lebensmittelverarbeitungslinien auf Undichtigkeiten oder Verschleiß und Ihre Gebäude auf geeignete Bodenbeläge usw. überprüfen.
Auswirkungen auf die Bewertung und Compliance
Identifizierung und Kategorisierung von Nichtkonformitäten
Während dieser Bewertung kann der Auditor auf Mängel stoßen, die nicht konform mit den Standardvorgaben sind. In diesem Fall stellt sich die Frage: Inwieweit ist der Mangel nicht konform? Generell gilt: Handelt es sich bei dem Mangel um einen Verstoß gegen eine gesetzliche Vorschrift oder um einen Verstoß, der die Fähigkeit des Bewertungsobjekts beeinträchtigt, sein angestrebtes Ziel zu erreichen, oder wenn er ernsthafte Zweifel an der Fähigkeit der Organisation aufkommen lässt, konforme Produkte oder Prozesse bereitzustellen, dann bezeichnen wir dies als schwerwiegende Nichtkonformität.
Eine schwerwiegende Nichtkonformität kann so gravierend sein, dass wir sie als kritische Nichtkonformität einstufen und den Betrieb sofort einstellen müssen. Wenn die Nichtkonformität zwar immer noch einen Verstoß gegen eine Anforderung darstellt, aber keine schwerwiegende Nichtkonformität rechtfertigt, wird sie zu einer geringfügigen Nichtkonformität.
Beachten Sie, dass wir bei einer Vielzahl geringfügiger Nichtkonformitäten zu dem Schluss kommen können, dass das Unternehmen seine Produkte oder Prozesse immer noch nicht ordnungsgemäß verwaltet, und eine schwerwiegende Nichtkonformität attestieren dürfen.
Umgang mit Nichtkonformitäten
Der Auditor begründet warum und in Bezug auf welche Klausel der Verordnung die Nichtkonformität festgestellt wurde. Der Auditor gibt außerdem die Abweichung vom Standard, deren Schweregrad (schwerwiegend/geringfügig) und die Frist für die Behebung des Mangels an. Sobald das Audit abgeschlossen ist, beginnt die Frist für die Behebung der Nichtkonformität. Wenn Sie die Nichtkonformität nicht rechtzeitig beheben, informiert Sie CUCG über das Aussetzungsverfahren, das gemäß den Akkreditierungsregeln eingeleitet wird.
Das Vorgehen bei erheblichen und geringfügigen Nichtkonformitäten
Wie Sie mit größeren und kleineren Nichtkonformitäten umgehen, hängt im Wesentlichen vom jeweiligen Programm ab. Generell erwarten wir, dass Sie größere Nichtkonformitäten möglichst zeitnah beheben. Für geringfügige Abweichungen haben Sie möglicherweise mehr Zeit zur Verfügung. Beachten Sie jedoch, dass dies nicht für alle Programme gilt! Kritische Abweichungen können zu einer sofortigen Aussetzung führen, daher erwarten wir von Ihnen eine schnelle Reaktion. In solchen Fällen sollte die Behebung ebenfalls höchste Priorität bei Ihnen haben, da eine Zertifikatsaussetzung Ihre Geschäftstätigkeit beeinträchtigen könnte.
Beseitigung von Nichtkonformitäten
Bei der Behebung von Nichtkonformitäten erwarten wir von Ihnen eine Problembehebung und die Übermittlung eines entsprechenden Nachweises innerhalb der vereinbarten Frist. Von Ihrem Unternehmen wird erwartet, dass es eine Ursachenanalyse der Nichtkonformität durchführt und das Ausmaß des Problems ermittelt. Im Allgemeinen sind Sie verpflichtet, das unmittelbare Problem zu beheben (z. B. „das Loch in der Wand zu reparieren“) und sicherzustellen, dass es nicht erneut auftritt (z. B. „zu verhindern, dass der Wagen gegen die Wand stößt und ein Loch verursacht“). Dazu werden die Konzepte der Ausmaß- und Ursachenanalyse angewendet.
Bei der Ursachenanalyse müssen Sie sich fragen, was das zugrundeliegende Problem ist. Eine Möglichkeit dafür ist die Frage nach den Ursachen für das Auftreten des Problems. Beispiel: „Warum fallen diese Fliesen von der Wand?“ Antwort: „Weil die Tür immer wieder mit einem lauten Knall zuschlägt.“ Dann stellen Sie erneut die Frage nach dem Warum: „Warum schlägt die Tür zu?“ Antwort: „Weil der Wind ungehindert daran spielen kann.“
Normalerweise sollten Sie fünf Mal nach dem „Warum“ fragen, auch wenn Sie vielleicht schon früher zu einem Ergebnis kommen. Um das wahre Ausmaß Ihres Problems zu bestimmen, müssen Sie sich fragen: „Ich habe hier dieses Problem. Kann dieses oder ein ähnliches Problem auch an anderer Stelle auftreten oder ist es wahrscheinlich, dass dieses Problem auch andere Bereiche meines Unternehmens betrifft?“ Wenn die Antwort „Ja“ lautet, müssen Sie diese weiteren Problemstellungen ebenfalls berücksichtigen und lösen.
Aussetzung und Entzug des Zertifikats
Wenn Sie CUCG nicht innerhalb der vereinbarten Frist einen Nachweis darüber vorlegen, dass Sie die Nichtkonformität behoben haben, können wir eine höhere Einstufung vornehmen. Das bedeutet, dass eine geringfügige Nichtkonformität zu einer schwerwiegenden Nichtkonformität und eine schwerwiegende Nichtkonformität zu einer kritischen Nichtkonformität werden kann, was je nach Programm zu einer Aussetzung führen kann. Sie erhalten die für diese Nichtkonformitätsstufe festgelegte Frist, um das Problem zu beheben. Andernfalls kann Ihr Zertifikat (vorübergehend) ausgesetzt und schließlich sogar vollständig entzogen werden.
Zertifikatsaustellung
Wenn Sie jedoch die erforderlichen Nachweise vorlegen, prüfen wir ob Ihre Lösung ausreichend sind. In vielen Fällen kann eine Dokumentenprüfung bereits genügen. Es kann jedoch auch passieren, dass wir die Situation in Ihrem Unternehmen vor Ort beurteilen müssen, um feststellen zu können, dass alle Probleme behoben wurden. Sobald alle Nichtkonformitäten ordnungsgemäß behandelt und behoben wurden, entscheiden wir darüber, ob Ihnen ein Zertifikat über die Konformität ausgestellt wird, bzw. ob die Aussetzung eines bereits ausgestellten Zertifikats nicht erforderlich ist.